Sigurd Dæhli er Løtens representant i det forberedende arbeidet som nå er i gang. Nedenfor finner du referat fra første møtet. Sigurd gjør spesielt oppmerksom på logokonkurransen, se punkt 6 i referatet. WSOC 2015 /JWSOC 2015 / EYOC 2015 Arrangørmøte nr. 1 i Hovedkomitén i Hamar, onsdag 12. desember 2012 Oppsummering Til stede: Arne Arnesen / Hans Ruud – Hamar OK, Sigurd Dæhli – Løten OL, Jan Ola Pedersen / Øivind Frøisland – Vang OL, Jan Arild Johnsen – NOF, Lars Lystad / Vidar Benjaminsen / Kåre Kirkevik – Nordmarka. Møtet fulgte utlevert agenda ved møtestart, der følgende kan oppsummeres fra møtet: 1 Velkommen /bekreftelse fra klubbene Kåre ønsket velkommen til første møte i Hovedkomitéen for VM 2015 der også lederne av klubbene var invitert til møtet. Klubbene hadde i forkant behandlet forslag til deltakelse i arrangementet, der terrengbruk / hvilke arrangementer / arbeidsdeling / økonomi for det totale arrangementet var gitt som forutsetning. Klubbene, Hamar, Løten og …
Sigurd Dæhli er Løtens representant i det forberedende arbeidet som nå er i gang. Nedenfor finner du referat fra første møtet. Sigurd gjør spesielt oppmerksom på logokonkurransen, se punkt 6 i referatet.
WSOC 2015 /JWSOC 2015 / EYOC 2015
Arrangørmøte nr. 1 i Hovedkomitén i Hamar, onsdag 12. desember 2012
Oppsummering
Til stede: Arne Arnesen / Hans Ruud – Hamar OK, Sigurd Dæhli – Løten OL, Jan Ola Pedersen / Øivind Frøisland – Vang OL, Jan Arild Johnsen – NOF, Lars Lystad / Vidar Benjaminsen / Kåre Kirkevik – Nordmarka.
Møtet fulgte utlevert agenda ved møtestart, der følgende kan oppsummeres fra møtet:
1 Velkommen /bekreftelse fra klubbene
Kåre ønsket velkommen til første møte i Hovedkomitéen for VM 2015 der også lederne av klubbene var invitert til møtet. Klubbene hadde i forkant behandlet forslag til deltakelse i arrangementet, der terrengbruk / hvilke arrangementer / arbeidsdeling / økonomi for det totale arrangementet var gitt som forutsetning. Klubbene, Hamar, Løten og Vang har styrebehandlet saken og bekreftet at de vil delta i arrangementet basert på de forutsetningene som ble skissert på møtet 31. oktober 2012. Klubbene har nominert en person hver til Hovedkomitéen
2 Etablering av hovedkomité / Organisasjonsplan
Organisasjonsplan er vist i vedlegg 1 der navn på representantene fra klubbene er tatt inn. Det var enighet om at denne komitéen opprettes og at den fortsetter arbeidet med arrangementene som det er enighet om å gjennomføre i 2014 og 2015.
Organisasjonsplanen ble gjennomgått – fortsatt mangler en person til økonomi-funksjonen. Organisasjonsplanen bærer preg av solide, mannlige personer innen skiorienteringsmiljøet, kvinnesiden er dessverre ikke representert så langt.
Hovedkomitéen arbeider videre med de fullmakter som ligger i klubbenes enighet i å gjennomføre arrangementet. En avtale der de viktigste punktene i samarbeidet fremgår, etableres i løpet av vinteren 2013 (når suksess med øvrige søknader er kjent). Formennene i klubbene kan møte på Hovedkomitémøtene når det er spesielle saker, men mottar ellers innkallinger og referater fra hovedkomitémøtene.
3 Øvrige medlemmer av hovedkomiteen – hvem?
Økonomifunksjonen for hovedkomitéen mangler ansvarlig person. Et kvinnelig komitémedlem er ønskelig, likeså flere kvinner i funksjonene under hovedkomitéboksene for å bedre den kjønnsmessige skjevheten i komitéen. I første omgang søkes ansvarlig Økonomi, øvrige sentrale personer avventes til neste møte.
Kandidater til Økonomi-funksjonen ble diskutert på møtet uten avklaring. Klubbene arbeider videre med å finne kandidat ( i løpet av januar?) slik at Økonomiansvarlig kan møte på neste Hovedkomitémøte. Det er viktig å bruke ord / betegnelser i rekrutteringsforsøkene som ikke skremmer bort mulige kandidater, for eksempel ved ikke legge for stor vekt på / ansvar for sponsorarbeid. Under Økonomiansvarlig kan det være med en fra hver klubb, disse utgjør sammen økonomigruppa.
4 Hva skal arrangeres? Søknader
Jan Arild leverte ut kopier av søknadene slik de forelå pr. 12.12.2012 for JWSOC 2015, EYSOC 2015 og World Cup 2014, for gjennomgang / avklaringer på møtet. Søknadene er i samsvar med det programmet man snakket om på siste møte / beskrev i søknad WSOC 2015, men det søkes ikke om WMSOC 2015.
Søknaden sendes slik de er utformet, men tidspunktene justeres noe:
– World Cup slik at det siktes inn mot 3. helg, evt. 4. helg i januar, for øvrig i samarbeid med Sverige. Det skrives derfor medio/sent januar 2014, og med foreslått løpsprogram der kun ukedagene benyttes (endelige datoer fastsettes senere i samarbeid med Sverige). Besiktigelse av VM-arena med hovedspor inngår i programmet.
– JWSOC og EYSOC 2015 – som for WSOC 2015: Det var enighet om at det vil være uheldig å velge vinterferieukene 8 og 9 pga. mulighet for å skaffe arrangører, skoler til evt. å være tilskuere, unngå at det blir for mange hyttefolk i terrenget med dertil uorganisert sporgåing! samt at det vil være større press på overnattingsmuligheter i området (dog vanskeligere å bruke skoler til overnatting).
Det søkes derfor om tidspunkt medio februar 2015, og presiseres at dette også vil gjelde WSOC 2015( i et separat vedlegg til søknadene). Øvrige justeringer til søknad WSOC presiseres også i vedlegg til søknadene.
Med disse avklaringene /justeringene sendes søknadene inn før jul.
5 Arrangementer 2014 – 2015 / «terminliste», bruk av terreng, sperring
Vi vil trolig vite resultatene av søknadene i løpet av januar (trolig ikke med formell avklaring) slik at vi kan videreføre arbeidet med terminlisten på neste møte – løpstype og bestemme datoer. I mellomtiden avklares evt. datoer /løpsprogram med Sverige for World Cup 2014.
Terrengbruk er som omtalt på forrige møte – Budor for 2015 og Gåsbu for 2014. Det ble fra klubbene uttalt at sperring bør begrenses til det som skal brukes slik at det blir mulig å trene 2013 og 2014 for aktuelle løpere i regionen. Noen mulige treningstraséer bør være tilgjengelige for lokale løpere. Detaljer i dette diskuteres videre på de neste møtene.
Forslag til terrengsperringer ble diskutert, noen reduksjoner for å muliggjøre trening for lokale løpere ble tatt inn. Jan Arild avklarer endelig omfang av sperring av de to hovedterrengene. Evt. terreng for sprintløp sperres senere, når detaljer er mer avklart.
Inntil vi har fått etablert en egen hjemmeside legges sperring av terreng inn på en side under NOF. På IOF hjemmeside legges link til NOF-siden. Dette kan Jan Arild administrere. Her legges også de første bulletinene inntil egen hjemmeside er etablert.
6 Fremdrift
Krav til bulletinene i IOF’s regelverk styrer i stor grad når sentrale opplegg må være på plass – og dermed vår fremdriftsplan. Ettersom vi tar sikte på å bruke World Cup som «trening» / test av opplegg for VM, vil krav til World Cup være styrende. Til Bulletin nr. 2 for World Cup, 6 måneder før arrangement (januar 2014), dvs. juli 2013, må opplegg for overnatting, kost, transport m.m med priser 2014 være på plass, dvs i løpet av våren 2013. Hovedpunkter fra IOF’ regelverk, samt noen viktige datoer for når viktige arrangementsopplegg må være på plass, er gitt i vedlegg 2(gjennomgått på møtet).
Innspill til aktiviteter som man ser må tidlig på plass sendes Kåre, som etablerer en foreløpig fremdriftsplan for aktiviteter i 2013 til neste hovedkomitémøte, for gjennomgang/bearbeiding her (forutsetter avklaring mht. søknader)
Logo-konkurranse
I forbindelse med hjemmesiden / informasjon / PR-materiell er det ønskelig med en samlende logo, gjerne med lokalt tilsnitt. Det bør arrangeres en logo-konkurranse i klubbene. På denne måte kan medlemmene i de tre klubbene bli «aktivisert» og bli informert/ få eierskap til arrangementet. Enighet om at klubbene utlyser /informerer sine medlemmer om dette, forslag bør være inne i god til før neste møte i Hovedkomitéen(som er 14. februar 2013). Frist settes i 10. februar 2013, forslag sendes til eget Hovedkomitémedlem for klubben, som sender samlet videre til øvrige medlemmer i Hovedkomitéen før neste møte.
Jan Arild prøver å få innlegg om at Hovedkomitéen for 2015 er etablert, om arrangementene samt info om logokonkurransen i Veivalg.
7 Utfordringer
Kåre stilte spørsmål om hvilke utfordringer vi har i arrangementene våre(forutsetter full pakke)? Det er viktig å definere målsettinger og derfra se på hva som kan gjøres for suksess(innenfor hva som for oss er mulig) / hva bør unngås(om mulig).
Følgende bør unngås: unngå vinterferieuker 2015, unngå perioder med full-bookede steder, unngå kollisjon med andre store arrangementer (som stjeler oppmerksomhet, og som gi vansker med overnatting m.m)
Følgende «ting» bør gjøres: publikumsrenn / Ski-O Treff for størst mulig antall mennesker som trekkes til arrangementet, fremstøt mot skoler/lage opplegg som trekker skoler/klasser til arrangementene, aktivitetsdag?, samarbeid Turistforeningen / evt. andre?. Ved å trekke flest mulig deltakere til området/ lage opplegg for aktiviteter i tilknytning til arrangementene, blir det størst mulighet for et god økonomisk og sportslig utkomme, størst oppmerksomhet i kommunene /regionen (PR) samt best mulighet til økonomisk støtte(firmaer, kommuner, Fylket).
Tanker om utfordringer / målsettinger bringes videre på de neste møtene.
8 Arbeidsform / arbeidsmøter i komiteen
Det legges opp til arbeidsmøter i komitéen frem mot arrangementene, hyppigste nå i den nærmeste til inntil viktige avklaringer mht terreng /kart, overnatting/kost m.m er på plass. Møtekalender frem til sommeren avtales på neste møte.
Neste møte: torsdag 14. februar 2013, kl. 18.00, Naturens Hus, Aluvegen 42. En enkel matservering ordnes til møtet.
9 Eventuelt
Ingen saker.
Asker 23.12. 2012
Kåre Kirkevik
Fremdrift
IOF Milepæler Møte 12.12.2012 Vedlegg 2
WSOC 2015 / JWSOC 2015 / EYSOC 2015 / World Cup 2014
Søknader: Til 1. januar 2013
Terrengsperring: WSOC – 2 år før, WCup / JWSOC – 1 år før
Event programme: WCup – 6 måneder før – dvs. datoer, løpstype
(som overnatting, kost, løyper m.m)
Overnatting / kost / priser: styres av Bulletin 2 til World Cup 2014 – min. 6 måneder før arrangementet, dvs. juli 2013
WSOC – 10 måneder før, dvs. april 2014
Arena / løyper : World Cup – 6 måneder før ( lengder, vinnertider m.m), dvs. juli 2013(Bulletin 2)
WSOC: 10 måneder før, dvs. april 2014
For vår fremdrift – forslag:
• Økonomi / regnskap – finne person innen påske, finnes der en kvinne…? Budsjett medio 2013 ?
• Økonomiansvarlig – finne i løpet av vinteren, søknader / arbeid i løpet av 2013
• Opplegg overnatting / kost – til 1. juni 2013, må på plass til Bulletin 2 for World Cup
• Web site – bør på plass til 1. mars 2013. Bør da ha med logo, PR?, og arrangementsopplysninger slik at vi kan starte markedsføring. Ca. 1. mars må Bulletin 1 for WSOC på plass (egentlig skal Bulletin 1 for WCup ut januar 2013, men vi må først få arrangement! Trolig er ca. 1. mars OK). Hvem kan forestå dette?
• Arena / kart / løyper – Wcup – juli 2013, WSOC april 2014
• Etablere ressursgruppene i klubbene – til 1. juli 2013
Kommentarer / innspill til Kåre – etablere en fremdriftsplan til neste møte i Hovedkomiteen